Appel à projets : organisation d’une journée festive au parc des sports le 4 septembre

Photo montrant une fête dans un jardin

La période estivale à Venelles est ponctuée d’animations festives : les Mardis en fête, la fête foraine, le bal et le feu d’artifice du 13 juillet. Afin de compléter son offre, la ville souhaite qu’un opérateur associatif prenne en charge l’organisation d’une journée champêtre type kermesse au parc des sports, le samedi 4 septembre 2021.

#venellesanimée

L’appel à projets porte sur l’organisation technique et logistique d’une journée champêtre type kermesse le samedi 4 septembre 2021, au parc des sports Maurice Daugé :
• boulodrome haut et bas
• buvette et préau
• terrain de foot stabilisé

Cette manifestation serait la dernière de la période estivale et doit permettre aux familles venelloises de se retrouver dans un cadre convivial. 

Comment répondre à l’appel à projets ?

  • L’opérateur doit être rattaché à une structure associative
  • Il devra fournir un dossier de candidature composé de :
    – Descriptif du projet et détail des gestes éco-responsables proposés (2 pages maximum)
    – Budget prévisionnel de la manifestation dans le cas de dépenses engagées et de recettes perçues
    – Descriptif des moyens humains et matériels propres à l’opérateur et nécessaires à la bonne réalisation du projet (dont le détail du protocole sanitaire si nécessaire à la date de la manifestation).
    – Descriptif des moyens mis en œuvre pour sécuriser le lieu de la manifestation
    – Demandes en matériel municipal souhaité
    – Attestation d’assurance couvrant les dommages subis et causés par les installations de l’opérateur, ainsi qu’une attestation pour la responsabilité civile.
    – Demande d’autorisation de manifestation auprès de la Sous-préfecture si nécessaire

Descriptions des moyens municipaux mis à disposition 

En réponse à cet appel à projets, une convention de partenariat entre la ville et l’opérateur sera conclue.
La ville pourra, sur justificatifs de dépenses, de factures et d’un RIB, prendre en charge une partie des frais engagés.
La ville s’engage également à :

  • mettre à disposition le domaine public
  • procéder aux formalités d’autorisation d’ouverture d’une buvette provisoire sur paiement d’une redevance selon la décision du Maire n° d-2016-194 E
  • mettre à disposition tables et chaises nécessaires (nombre à préciser par l’opérateur)
  • faire vérifier la conformité des installations électriques de son matériel
  • transmettre l’information auprès de la brigade territoriale de la Gendarmerie
  • relayer la communication de l’événement sur les différents canaux municipaux
  • mettre à disposition la Voûte Chabaud comme lieu de stockage et pour accéder aux sanitaires

Critères de sélection

  • Attractivité de la proposition de menu et accessibilité tarifaire
  • Faisabilité technique, budgétaire et sécuritaire du projet
  • Proposition de gestes éco-responsables au public
  • Protocole sanitaire adapté au contexte 

Conditions d’annulations

Selon l’évolution des conditions sanitaires liées à la crise de la Covid, la ville peut interrompre à tout moment la procédure d’appel à projet, et ce, quel qu’en soit le motif.

À compter de la désignation d’un opérateur et dans le cas où la manifestation ne pourrait avoir lieu (météo défavorable, restrictions liées au contexte sanitaire…), la ville s’engage à dédommager l’opérateur à hauteur des frais engagés et sur justificatifs, au jour de la décision d’annulation.

Dépôt des candidatures

Les dossiers devront être déposés avant le vendredi 25 juin 2021 à 12h par mail ou envoi postal à : Mme Sabine Grimault, directrice du service Culture et animation du territoire, Hôtel de ville, 13770 Venelles / s.grimault@venelles.fr